Увеличить производительность команды, чтобы все задачи выполнялись в срок или заранее. Сделать процесс подготовки дизайн макетов контролируемым
Начало работы. Июль 2021.
У команды маркетинга, которая отвечает за всю визуальную часть организации фестиваля (дизайн площадки, мерча, медали и тд) регулярно срываются сроки при подготовке дизайн-макетов. Поздняя отправка дизайн макетов влияет на стоимость заказа продукции, так как продукция производится и поставляется из Китая. Из 10 задач в срок выполняются только 2 задачи. Как результат команда постоянно перегружена и находится в состоянии стресса. Из-за поздней отправки дизайн макетов в производство итоговая стоимость изготовления и продукции увеличивается на 30-40%. Также под угрозу ставятся сроки поставки продукции на само мероприятие, так как в цепочке поставок до Москвы есть этапы транспортировки морем и таможенные процедуры.
У команды уже есть опыт, когда поставка продукции была задержана и компании пришлось приносить извинения перед 2 тыс участников за отсутствие сувенирной продукции на мероприятии.
Процесс работы
- Провели анализ всего бизнес-процесса, который отвечает за разработку дизайна, отправку макетов на производство в Китай, поставку готовой продукции на склад организатора и дальнейшую доставку до мероприятия. Выяснили, что у команды дизайна нет графика производства макетов. У менеджера по маркетингу (владелец процесса) есть только крайний срок предоставления макета в производство. У команды нет инструмента для трекинга проектов и задач внутри проекта и вся коммуникация ведется в чатах в мессенджерах, где коммуникация постоянно теряется. У команды, которая отвечает за бизнес-процесс нет регулярных планеров со статусом прогресса задач и инструментов обнаружения критических ситуаций.
- У склада, на котором хранится продукция, затем сортируется и поставляется на мероприятие нет реестра всей продукции. То есть склад не управляет в полной мере товарами и хранением.
- Выбрали программу для трекинга проектов и подключили туда всю команду маркетинга и другие отделы, кто участвует в реализации этого бизнес-процесса. Прошли обучение по работе с этой программой.
- Провели встречу с поставщиком-представителем производства в Китае и определили оптимальные сроки отправки заказа на производство по минимальной стоимости и также дополнительные сроки с прогрессией по увеличению стоимости продукции.
- Доработали бизнес-процесс с указанием сроков предоставления готовых дизайн макетов по срокам и сроков доставки продукции по другим зонам бизнес-процесса.
- Провели встречу с руководителем склада и провели инвентаризацию на складе. Выявили много лишних товаров, которые затем продали или сдали на переработку.
- Совместно с Директором по маркетингу разработали дорожную карту подготовки и сдачи макетов на следующий сезон мероприятий. Обнаружили, что для заказа по минимальной стоимости необходимо запускать производство за 4 месяца до даты мероприятия. Таким образом первые макеты на сезон 2022 должны были быть сданы до НГ праздников.
Результат. Период работы 10 месяцев.
- По итогу работы на июнь 2022 года команда сократила стоимость производства дизайн продукции на 30% за счет отправки в ранние сроки.
- В команде дизайна появился руководитель и доп дизайнеры, которые в период сильной загрузки помогали ускорить процессы производства дизайн макетов.
- Из 10 просроченных задач, теперь 2 задачи горели красным флажком. Другие 8 были под контролем и выполнялись в срок.
- Склад сдал на переработку неликвидные остатки, что позволило освободить место на складе, а также компания получила доп доход за счет сдачи на цвет металл медали.