Увеличить производительность команды, чтобы все задачи выполнялись в срок или заранее. Сделать процесс подготовки дизайн макетов контролируемым
Начало работы. Июль 2021.
У команды маркетинга, которая отвечает за всю визуальную часть организации фестиваля (дизайн площадки, мерча, медали и тд) регулярно срываются сроки при подготовке дизайн-макетов. Поздняя отправка дизайн макетов влияет на стоимость заказа продукции, так как продукция производится и поставляется из Китая. Из 10 задач в срок выполняются только 2 задачи. Как результат команда постоянно перегружена и находится в состоянии стресса. Из-за поздней отправки дизайн макетов в производство итоговая стоимость изготовления и продукции увеличивается на 30-40%. Также под угрозу ставятся сроки поставки продукции на само мероприятие, так как в цепочке поставок до Москвы есть этапы транспортировки морем и таможенные процедуры.
У команды уже есть опыт, когда поставка продукции была задержана и компании пришлось приносить извинения перед 2 тыс участников за отсутствие сувенирной продукции на мероприятии.
Процесс работы
Провели анализ всего бизнес-процесса, который отвечает за разработку дизайна, отправку макетов на производство в Китай, поставку готовой продукции на склад организатора и дальнейшую доставку до мероприятия. Выяснили, что у команды дизайна нет графика производства макетов. У менеджера по маркетингу (владелец процесса) есть только крайний срок предоставления макета в производство. У команды нет инструмента для трекинга проектов и задач внутри проекта и вся коммуникация ведется в чатах в мессенджерах, где коммуникация постоянно теряется. У команды, которая отвечает за бизнес-процесс нет регулярных планеров со статусом прогресса задач и инструментов обнаружения критических ситуаций.
У склада, на котором хранится продукция, затем сортируется и поставляется на мероприятие нет реестра всей продукции. То есть склад не управляет в полной мере товарами и хранением.
Выбрали программу для трекинга проектов и подключили туда всю команду маркетинга и другие отделы, кто участвует в реализации этого бизнес-процесса. Прошли обучение по работе с этой программой.
Провели встречу с поставщиком-представителем производства в Китае и определили оптимальные сроки отправки заказа на производство по минимальной стоимости и также дополнительные сроки с прогрессией по увеличению стоимости продукции.
Доработали бизнес-процесс с указанием сроков предоставления готовых дизайн макетов по срокам и сроков доставки продукции по другим зонам бизнес-процесса.
Провели встречу с руководителем склада и провели инвентаризацию на складе. Выявили много лишних товаров, которые затем продали или сдали на переработку.
Совместно с Директором по маркетингу разработали дорожную карту подготовки и сдачи макетов на следующий сезон мероприятий. Обнаружили, что для заказа по минимальной стоимости необходимо запускать производство за 4 месяца до даты мероприятия. Таким образом первые макеты на сезон 2022 должны были быть сданы до НГ праздников.
Результат. Период работы 10 месяцев.
По итогу работы на июнь 2022 года команда сократила стоимость производства дизайн продукции на 30% за счет отправки в ранние сроки.
В команде дизайна появился руководитель и доп дизайнеры, которые в период сильной загрузки помогали ускорить процессы производства дизайн макетов.
Из 10 просроченных задач, теперь 2 задачи горели красным флажком. Другие 8 были под контролем и выполнялись в срок.
Склад сдал на переработку неликвидные остатки, что позволило освободить место на складе, а также компания получила доп доход за счет сдачи на цвет металл медали.